Что же такое аутсорсинг: как заниматься аутсорсом + доходы, расходы, риски
Сегодня вы узнаете о том, как происходит оказание услуг в аутсорсинге. Это статья для тех, кто уже не может обеспечить должное финансирование всех своих штатных специалистов и отделов, и хочет сократить расходы на отдельных направлениях.
Что это такое?
В общей терминологии аутсорсингом называют механизм или если угодно, способ решения задачи, когда функции передаются какой-то другой стороне. Чтобы сразу упростить понимание, мы приведем 2 простых примера:
- Завод постоянно тратил деньги на обслуживание всей электросистемы и содержал целый батальон электриков.
- В компании было сразу 5 юристов и 3 бухгалтера, при общей численности персонала в 30 человек.
В случае с заводом, они могут модернизировать свою энергетическую систему, а обслуживание поручить сторонней компании. Которая будет проводить плановые осмотры, замену разных компонентов и узлов.
В случае с компанией мы предполагаем, что юристов уволили и передали их задачи отдельному бюро (на стороне). Бухгалтеров тоже перевели на аутсорс, и теперь сведение дебета с кредитом это головная боль для сторонней компании, которая получает оплату за выполненное задание, а не за просиживание офисных кресел с 8 утра и до 6 вечера.
Опять-таки, мы значительно упростили терминологию. Формально понятие аутсорса предполагает наличие договора, согласно которому часть функций или даже направлений будет передана от одной организации к другой. При том, что вторая сторона работает как раз по этому профилю.
При этом важно понимать, что в случае с промышленным сектором, обычно периодическую поддержку и услуги временного характера на аутсорс не передают. Наоборот, делегируют другим исполнителям те задачи, которые должны выполняться сразу и беспрекословно, а еще на постоянной основе. Грубо говоря аутсорс предполагает обеспечение постоянной и бесперебойной работы какой-то отдельной системы или даже целой инфраструктуры. Особого смысла в аутсорсе сроком меньше 12 месяцев не наблюдается.
Кроме того, эффективность отдельной организации или целого производства на аутсорсинге может увеличится. Потому что высвобождаются ресурсы:
- Человеческие.
- Финансовые.
- Организационные.
Мы неспроста привели вам в самом начале пример с бухгалтером. Потому что в России бухгалтерское дело чаще всего переводят на аутсорсинг. На втором месте уборка офисов, транспортировка или курьерская доставка, техническая поддержка зачастую тоже оказывается на аутсорсе. В целом, аутсорсинг чаще всего используется для бухгалтерии и других финансовых структур. Более того, даже административные функции очень часто передаются на аутсорсинг. И такие приоритеты были выставлены по результатам исследований в США, которые проводились еще в далеком 1997 году.
А теперь о том, кто и как использует аутсорсинг.
Какие бывают виды аутсорсинга?
Есть масса способов классифицировать аутсорсинг по отраслям, подходу и т.п. Давайте начнем с отраслей, или если угодно-направлений. А именно:
- Офисная печать.
- Коммуникации маркетингового формата.
- Розничная торговля.
- Управление персоналом.
- Финансы.
- IT-сфера.
- Производство и управление знаниями.
И это еще не все разновидности. Давайте для начала разберемся с теми видами аутсорсинга, которые используются реже.
Социальные организации и учреждения могут передавать часть своих функций на аутсорс, вплоть до оказания прямых услуг.
Пример: какая-нибудь социальная служба увольняет всех своих сотрудников, занимающихся оказанием паллиативной помощи и передает контракт другой компании.
Логисты тоже могут передавать часть своих задач сторонней компании.
Пример: крупный гипермаркет может расформировать свою службу доставки и делегировать свои задачи крупной транспортной компании и курьерской службе (отдельной).
В издательском бизнесе аутсорсинг предполагает делегирование ряда задач.
Пример: издательство передает задачи по переводу и иллюстрации другой компании. А печать продукции возлагается на плечи местной типографии, которая имеет все ресурсы и оборудование, а также квалифицированных специалистов.
Информационное и правовое обеспечение тоже зачастую переводится на аутсорсинг. За примером далеко ходить не надо:
Вместо штатных юристов вы можете использовать услуги сторонней компании. Они будут выполнять обычные задачи вроде составления претензий и ведения судов, если у вас это поставлено на поток.
Обращаем ваше внимание на то, что не всегда юристов и финансистов на аутсорсинг переводить выгодно и правильно. Иногда задачи столь разносторонние и специфичные, что правильнее нанимать сотрудника с почасовой оплатой (а лучше по сменам), чем каждый раз составлять отдельное соглашение с другой компанией.
А еще очень часто используется аутсорсинг в офисной печати. Фактически, сторонняя компания передает вам целый комплекс печатного оборудования. А вы оплачиваете им расходы (обычно по одному печатному листу).
На этом с нестандартными схемами аутсорсинга мы пока закончим и поговорим о том, где аутсорсинг используется чаще всего.
Телемаркетинг и техническая поддержка
Очень часто у небольших компаний нет ресурсов для обзванивания большой базы клиентов. Все-таки перебор сотен тысяч номеров, если не миллионов, это серьезная задача, даже с технической точки зрения. Вот как раз в этом случае и пригодится аутсорсинг. Более того, это не только исходящий маркетинг, но и функции технической поддержки.В крупных зарубежных компаниях есть даже практика передачи работы технической поддержки в call-центры стран третьего мира:
- Индия.
- Египет.
- Восточная Европа.
Естественно, делается это всё с целью сэкономить. Ведь персонал из стран третьего мира требует значительно меньше расходов, чем собственные граждане.
В России ситуация с аутсорсингом этой отрасли менее понятная. Начнем с того, что у нас вынести call-центр куда-нибудь в СНГ это уже проблема, о странах дальнего зарубежья и говорить не приходится. Чего уж там, русский язык не является приоритетным ни для кого, кроме ограниченной группы в 300-450 миллионов человек. А на земле меж тем больше 7 миллиардов человек, английским владеет около 900 миллионов (в среднем). Это без учета всех остальных стран, где люди говорят на английском или используют его в бизнесе. Даже в Индии английский язык является официальным, а это между прочим, страна с населением почти в 1.4 миллиарда человек. Естественно, далеко не все из них говорят на английском, но результат сами понимаете, значительно более существенный.
По сути, в России аутсорсинг исходящего телемаркетинга переносят в провинциальные города, где рабочая сила подешевле. Однако, у нас чаще всего используется сорсинг, но не аутсорсинг. Это если сохранять правильную техническую терминологию.
Розничная торговля
Еще есть аутсорсинг отдельных бизнес-процессов, в том числе и в розничной торговле. Обычно в этом случае передаются отдельные операционные функции. Вообще, в розничной торговле под аутсорсинг обычно передают:
- Рассчетно-кассовые задачи.
- Логистику.
- Мерчендайзинг.
- Обеспечение части товарно-производственной цепочки.
- Привлечение и ротацию персонала и т.п.
Вообще, в розничной торговле аутсорсинг у нас используется достаточно часто. Можно сказать, что это одно из самых популярных направлений.
Об аутсорсинге персонала
Ну и самой простой и популярной деятельностью в аутсорсинге является работа с управлением персоналом. Фактически, тут передать на аутсорсинг могут до 50-60% функций всех сотрудников:
- Рекрутирование сотрудников.
- Отчетность по налогам.
- Кадровое администрирование.
- Расчет заработной платы.
- Расчет компенсаций.
Кстати, в России у нас все-таки мало примеров компаний, которые готовы предложить комплексный аутсорсинг по привлечению персонала и администрированию (кадровому). Вообще, в этой категории есть даже своя собственная классификация. А именно:
- Производственные сотрудники.
- Рестораны и гостиницы.
- Торговля.
- Строительство.
- Склады и логистика.
Проблема аутсорсинга на производстве в том, что сложные технологические и вспомогательные процессы здесь исключаются. Условно говоря, вы конечно можете наладить поставки сырья камазами к вашей доменной печи. Но вы не можете передать на аутсорсинг какого-нибудь дежурного, чтобы он в случае чего остановил эту печь и аварийную бригаду вы тоже на аутсорсинг не переведете. Потому что это не постоянный процесс, а крайне аномальный для производства.
С ресторанным и гостиничным бизнесом проще. Потому что квалификация персонала как раз решается вопросом аутсорсинга. Ведь для того, чтобы выдрессировать одних только горничных или официантов, уходит огромное количество ресурсов и сил компании. А вот с аутсорсингом все проще.
Еще некоторые торговые сети или могут использовать аутсорсинг для всего своего персонала, за исключением ключевых руководящих позиций.
В строительстве тоже часто применяют схему аутсорсинга. Обычно аутсорсинг применяется здесь для восполнения персонала в периоды особой сезонной активности. Ведь без заказов содержать огромный штат будет очень неудобно. А так, все намного проще: если заказы есть, то вы пригоняете нужное количество строителей. После того как объект закончен, они уходят, а вы не тратите деньги на ФОТ.
Складские помещения и логистику не так часто переводят на аутсорс. Впрочем, в отдельных отраслях это может стать универсальным инструментом. Ведь намного проще быстро запустить целое направление в сжатые сроки уже с аутсорсингом персонала, чем рекрутировать постоянных сотрудников.
Отдельно стоит сказать о таком явлении, как аутстаффинг. Если переводить на русский, то это процесс отвода персонала за штат компании. В этом случае кадровое агентство может нанять персонал в собственный штат, при том, что сотрудник остается на своем рабочем месте. Правда аутстаффинг применяется не так, как аутсорсинг. Это адекватная мера для обхода специфического налогообложения. Маленькие компании таким образом стараются уложиться в норматив для получения льгот. А еще у аутстаффинга есть следующая итерация. Это называется лизингом персонала. В этом случае временно свободные сотрудники просто нанимаются для работы на разные предприятия, для выполнения части задач. Подчеркнем, что лизинг персонал всегда имеет кратковременный характер договоренностей, тут ни о каких годах и десятилетиях речи даже не идет.
Аутсорсинг и финансовая сфера
Очень часто аудит по инвентаризации передают как раз на аутсорсинг. Это прямо связано с тем, что учитывать материалы и товары, всё сложнее из-за штрихового кодирования. Ну а более распространенной отраслью для аутсорсинга является все-таки финансовая и бухгалтерская. Бухгалтер на аутсорсе может выполнять практически всё что угодно:
- Формирование и передача отчетности налоговикам.
- Оформление документов.
- Создание первичной документации для контрагентов и т.п.
К вопросу о том, что не является аутсорсом. Дело в том, что привлечение внештатного финансиста или бухгалтера это не аутсорсинг. Речь о том, что для аутсорса нужно делегировать регулярные (периодические если угодно) функции. А они не всегда совпадают с тем, чем занимается внештатный специалист. Последний чаще всего работает по эпизодам, и постоянной нагрузки там чаще всего нет.
Правда, в России это создает дополнительные трудности. Да и не только в России. Потому что крупные компании понимают все риски перевода бухгалтерии и финансов на полный аутсорсинг. Ведь именно эти 2 направления предполагают формирование отчетности перед государством. А это уже огромное поле для манипуляций.
А вот в малом и среднем бизнесе бухгалтерская и финансовая деятельность чаще передаются на аутсорс. Обычно речь идет о передаче каких-либо отдельных периодических задач, но не делегирование процесса сторонней компании целиком.
ИТ-сфера
Вот здесь аутсорсинга хватает вообще во всех направлениях, начиная от call-центров и заканчивая подготовкой части проектов. Потому что в IT обеспечить себе полный штат всех необходимых специалистов крайне дорого. В США и странах ЕС есть даже комплексный аутсорсинг, когда подрядчик получает часть инфраструктуры заказчика или переводит ее под собственный контроль целиком. В России все-таки более консервативный взгляд на вещи и бизнес поэтому у нас IT-аутсорсинг используется в основном для:
- Поддержки сайтов.
- Аренды и обслуживания ПО.
- Обслуживания серверного оборудования и т.п.
Кроме того, очень часто на аутсорсинг передаются такие задачи как поддержание всего материально-технического парка оборудования в работоспособном состоянии. Более того, существуют даже отдельные индивидуальные предприниматели, которые в рамках такой модели сотрудничества обслуживают сразу 5-10 небольших компаний.
А еще на аутсорсинг могут передать задачи по прокладке и сопровождению локальных сетей, настройке оборудования и т.п.
В отраслях связанных с серверным оборудование тоже очень много примеров аутсорсинга. Потому что позволить себе собственный дата-центр могут только очень крупные игроки на рынке. Всем остальным так или иначе приходится делегировать свои задачи и целые направления профессионалам.
Как правильно заниматься аутсорсингом (пошаговые действия)
Процесс внедрения аутсорсинга на конкретное предприятие нужно рассматривать в индивидуальном порядке. В целом, мы можем предложить следующую схему:
- Анализ и оценка текущего состояния дел.
- Принятие решений.
- Выбор исполнителей.
- Подготовка контракта и заключение его.
- Перевод компании или направления на обновленный формат.
- Отладка процессов и предоставления отчетности.
Начинать нужно всегда с анализа. Это к вопросу о том какие есть плюсы и минусы в аутсорсинге. Не всегда перевод направления или отдельных должностей на аутсорсинг вообще возможен. Нужно взвесить все за и против, изучить ситуацию и пересчитать всё на бумаге. Ключевыми нюансами являются:
- Выгодность перевода (сокращение издержек).
- Сохранение эффективности или ее увеличение.
- Упрощение процесса и т.п.
После того как вы проведете анализ и оценку, убедитесь в том, что перевод предприятия или отдела на аутсорсинг вообще возможен, нужно изучить реальное положение дел. Есть ли на рынке те компании, которые будут удовлетворять вашим требованиям? Это важный вопрос, не всегда исполнители способны выполнить ряд поставленных задач. Чем сложнее ваша производственная или делопроизводственная цепочка, тем сложнее будет делегировать задачи сторонним исполнителям. А ведь это все еще придется и контролировать. Принимать окончательное решение должны руководители компании.
После этого нужно начинать поиск подходящих компаний. Учитывайте всё:
- Уровень безопасности и гарантии.
- Тарификацию и объемы оплаты.
- Контроль исполнителя за собственным персоналом.
- Уровень квалификации.
- Процедуру расторжения контракта и т.п.
На этом этапе тоже придется провести анализ рынка. И старайтесь принимать взвешенный и нейтральный выбор, если кто-то пытается на него повлиять, возможно есть конфликт интересов.
После этого начинается работа для юристов и менеджмента. Нужно предусмотреть максимальное количество проблем и ошибок, которые могут появиться. Договоренности между исполнителем и вами должны быть зарегулированы полностью. Постарайтесь исключить свободу действий для исполнителя в рамках действующего контракта.
После того как контракт будет подписан, начинается реализация новой схемы работы компании или предприятия. Естественно, придется проводить масштабные перестановки, инструктировать персонал и подготавливать новые документы и регламент. А еще не забывайте о такой неприятной процедуре как увольнения. Ведь аутсорсинг лишает часть сотрудников работы.
Кроме того, первые месяцы придется калибровать работу компании и тех направлений, которые переданы на аутсорсинг. Первый отчетный период очень важен ведь он даст первые результаты и позволит оценить положительную или отрицательную динамику изменений после перевода на аутсорс.
Важно! По всем вопросам, если не знаете, что делать и куда обращаться:
Звоните 8-800-777-32-16.
Бесплатная горячая юридическая линия.
