Справка 2 НДФЛ - где ее можно взять + что в ней отражается
Нередко в официальном учреждении гражданам выдвигают требование предъявить справку соответствующую форме 2-НДФЛ. Часто требование выдвигается при получении кредита, ссуды, либо оформления льгот. Необходимо разобраться, зачем нужна справка 2-НДФЛ, и какую функцию она выполняет.
Что такое справка 2-НДФЛ?
Если гражданин официально трудоустроен, то благодаря справке, он сможет без труда доказать учреждению, что он платежеспособен. Справку можно оформить на работе при соответствующем требовании работника. В документе содержится информация об имеющемся доходе, о больничных пособиях и материальных выплатах за конкретные периоды времени. Здесь же содержатся данные об удержанных подоходных налогах для физического лица.
Справочная информация составляется за один год в порядке нарастания — вначале года, либо с первого месяца трудовой деятельности сотрудника. Информация о начислениях и удержаниях обязана совпасть с теми данными, о которых будет сообщено в инспекцию по налогам.
Когда могут требовать справку?
Справку 2-НДФЛ формируют в двух случаях: если этого требует сам сотрудник, либо для того, чтобы предоставить сведения в налоговый орган. Первый случай предусматривает выдачу документа в любой период времени, а от работника необходимо лишь составить соответствующее заявление в письменной форме. Важно указать периоды времени с отработанными часами. Если сотрудник обратился за справкой в августе, то бухгалтер компании сформирует документ о заработной плате и удержанных налогах с начала января (либо с первого дня работы) по июль.
Справочная информация по всем рабочим отправляется в органы ФНС всегда к концу года. Согласно представленной информации, налоговое учреждение проверит полноценное начисление и уплату подоходных налогов по всей компании. Так, зачем может потребоваться справка сотруднику? Это нужно, чтобы предоставить информацию о доходах или для подтверждения уровня малоимущего гражданина. Справка 2-НДФЛ нередко оказывается единственной доказательной базой о достаточном уровне при платежеспособности граждан. Иногда, цель справки — определить размеры перечисленных заработков с вычетом подоходных налогов.
Какие учреждения могут потребовать справку 2-НДФЛ:
- банковская и кредитная организация;
- государственный орган (социальная защита и др.) при оформлении льготных выплат для малоимущих граждан;
- магазин и торговый центр в результате оформления кредита;
- при получении налогового вычета (возвращение уплаченных налогов);
- при подтверждении полученного дохода в результате нового трудоустройства.
Для чего требуется справка?
Основная роль справки — подтвердить заработанные финансовые средства физических лиц. Часто документ необходимо предоставить в какую-либо организацию или учреждение.
Для физических лиц
С помощью справочного документа обычный работник сможет осуществить оформление кредита, льготных выплат под собственные нужды и для несовершеннолетних детей, а еще использовать налоговые вычеты. Основные ситуации, когда необходимо предъявить документ, описаны ранее. Нередко справка важна для определения корректности начисления выплаты. Тогда, важно определить полноту выплат и объемы начисления финансовых средств у подчиненного.
Указанный доход — это основная облагаемая база при начислении налога. В период расчетов страхового взноса в Пенсионный фонд и ФСС в качестве основы берут аналогичные сведения, а отличия состоят в незначительных нюансах по начислениям.
Для индивидуальных предпринимателей
Справки по доходам в соответствии с формой 2-НДФЛ могут составляться лишь при имеющейся возможности вычета подоходных налогов, удерживается из заработной платы сотрудника. Официальные документы обязаны сформировать не сами работники, а прямой работодатель, который выступает в качестве налогового агента. Трудовая деятельность индивидуальных предпринимателей не предусматривает в наличии работодателей. Составление справочного документа на собственное имя, окажется некорректным действием. ИП смогут получать справку лишь в соответствии с определенным условием, когда ведется параллельная деятельность и лицо трудоустроено у сторонних работодателей.
Однако ИП нередко встречаются с вопросом о предъявлении справки 2-НДФЛ, поскольку подчиненные сотрудники оформляют кредиты. Важно понимать, что процедура является стандартной для большинства отечественных банковских учреждений. Для индивидуальных предпринимателей существует иная форма документа, подразумевающая произвольную форму. Для подтверждения наличия поступления, необходимо воспользоваться налоговыми декларациями либо специальными книгами по доходам и расходам.
О возврате денег по ипотечным продуктам, можно прочитать: Как возвращаются проценты по ипотеке - размер и условия возврата
Для налоговых агентов
Работодатель, который имеет в собственном штате наемного сотрудника, будет рассмотрен в качестве налогового агента. Он является ответственным лицом при удержании НДФЛ из зарплаты работника, а также за перевод налогов в казну. Штрафные санкции при просрочке переводов либо при неполном удержании будет компенсироваться из средств компании работодателя. Налоговый агент обязуется каждый год предъявлять отчет о налоговом удержании из дохода сотрудника. Для этого и формируются справочные документы по форме 2-НДФЛ. Часто величина размера вычета для исчисленных, удержанных и перечисленных в казну средств под налоги совпадут в итоговом отчете. Иногда, вычесть НДФЛ в полных объемах не представляется возможным. Результатом для сотрудника послужит образование задолженности перед казной, о чем следует проинформировать налоговый орган.
Для пенсионеров
Пенсионная выплата подоходными налогами не облагается. Пенсионеры не смогут сформировать справку по форме 2-НДФЛ. Однако, аналогично случаям с ИП, пенсионер сможет предъявить документ о доходе при официальном трудоустройстве, когда он получает зарплату. Важно осветить вопрос о получении выплат из негосударственного пенсионного фонда.
Представленный вид пенсионных обеспечений облагается НДФЛ. Граждане, которые получают пенсионные выплаты из казны НПФ, способны обеспечить получение справки 2-НДФЛ в соответствии с местом размещения отдела НПФ. Налоговый кодекс РФ не будет рассматривать пенсионные накопления в качестве налогооблагаемой базы, в случаях, когда средства начисляются со счетов государственного Пенсионного фонда. Чтобы подтвердить имеющийся доход пенсионеру, необходимо запросить соответствующую справку из ПФ. Можно учесть и иные источники заработков — предпринимательское дело, сдача жилья в аренду и др.
Получение справки при больничном и декрете
Доходы не связанные с трудовой занятостью не обременяются налогами. В этот перечень важно отнести:
- пособия от государства при беременности и родах, а также при уходе за детьми;
- пенсионные накопления;
- выплата, связанная с вредностью;
- получение жилья на безвозмездной основе либо компенсационная выплата;
- выплата при увольнении сотрудника (кроме компенсационных выплат при неиспользованном отпуске);
- возмещение расходов при повышении квалификационного уровня у работника;
- командировочная выплата в соответствии с установленными нормами;
- другие виды выплат.
Перечисленный список начислений финансовых средств, в справке 2-НДФЛ отражаться не будет.
При нахождении женщин в декретных отпусках, по причине ухода за ребенком, законная выплата не будет облагаться налогами, поэтому отсутствует необходимость в формировании справок по формам 2-НДФЛ. В документах будут указаны только начисления за трудовую деятельность. Пример, работница находилась в декрете, но продолжала осуществлять трудовую деятельность с режимом неполных рабочих дней.
Этот случай подразумевает оформление справки с внесением сведений о начислениях зарплаты. Справку могут выдать, если в этот промежуток времени сотрудник получил премию, превышающую — 4 тыс. руб. в течение года (это максимальный размер необлагаемой величины при материальных пособиях). Пособие по больничной выплате или при уходе за детьми подлежат налогообложению. Полноценный объем размера удержанных сумм будет учтен в справках 2-НДФЛ.
Когда не потребуется осуществлять оформление справки?
Справку не оформляют при отсутствии доходов за искомые периоды у работника. Часто это относится к женщинам находящимся в декретном отпуске, пенсионерам, предпринимателям и безработным. Эти граждане смогут предъявлять справки об иных доходах, например, предпринимательская деятельность и др.
Зачем необходима справка 2-НДФЛ при новом трудоустройстве?
В период нового официального трудоустройства работник может предъявить справку 2-НДФЛ с предыдущего места работы. Но для чего это нужно? При расчетах налогов в соответствии с доходами физического лица, сотрудник, у которого есть дети, имеет право на получение льготных вычетов, способных снизить итоговые суммы подоходных налогов в результате начисления.
Налоговый вычет может иметь следующие размеры:
- 1432 руб. при наличии одного и двух детей;
- 3 тыс. руб. при наличии третьего ребенка;
- 6 тыс. руб. опекуну, приемному родителю по каждому ребенку-инвалиду I либо II группы;
- 12 тыс. руб. родителю по каждому из детей-инвалидов.
Указанный перечень финансовых средств не подлежит налогообложению. При наличии у работника трех детей, будет снижена ставка НДФЛ на 13%. Для расчета: 1432 + 1432 + 3000 х 13% = 818 руб. Важно учесть, что представленные льготные пособия будут действовать до периода, когда заработная плата работника не достигнет отметки всей годовой суммы при нарастающем итоге. Сегодня налоговый вычет на ребенка будет применен до общей суммы по доходу — 350 тыс. руб., а затем, действие льготы будет прекращено.
Справочный документ 2-НДФЛ из последнего рабочего места позволит представить сведения о заработанных финансовых средствах работника за годовой период. Информация будет актуальна для нового работодателя. Справка необходима при смене работодателя в период текущего года. При отсутствии важного документа, сотрудник не сможет исключить налоговые вычеты на ребенка.
О вложениях денег, можно прочитать статью: Куда лучше всего вложить свои финансы – выгода и преимущества
Что будет указано в справке?
В документе будут указаны сведения о заработках сотрудника за год. Отдельно будет выделена графа с указанием удержанных налогов в соответствии с доходами физического лица. Сведения сформировываются в порядке помесячного графика, в котором подробно описываются полученные доходы — заработная плата, отпускной, больничные, материальные пособия и др. Также, справка содержит следующий перечень информации:
- данные о работодателях: название компании, ИНН, контактная информация;
- информация о сотруднике: Ф.И.О., ИНН, дата рождения;
- статистика налогообложения сформированная по месяцам;
- размеры налогового вычета;
- информация о размерах дохода, начислении, удержании и перечислении налогов в казну.
Как грамотно заполнить?
Справки соответствующие формам 2-НДФЛ заполняются по первому требованию работника по личным нуждам или для ФНС в виде отчета за год. В процессе формирования будет учтена годовая статистика полученного заработка, которая облагается соответствующим налоговым сбором для физического лица. При составлении справки по просьбе работника, порядок заполнения начинается — от начала этого года либо месяца, когда сотрудник был трудоустроен и вплоть до текущего дня.
Согласно новым требованиям по регламенту заполнения справок, работодателю нет необходимости вписывать данные о месте проживания подчиненного. До этого момента, реквизиты являлись обязательными при внесении информации. Не потребуется заполнять и ИНН сотрудника при сомнении в их подлинности, либо когда они неизвестны. При внесении в документ некорректных данных, справка окажется недействительной.
Перечень доходов следует указывать по месяцам и по отдельным графам по всем видам перечисленных средств. Например, при начислении заработной платы и отпускных за период одного месяца, работодатель обязуется составить две строки с наличием кодировок — 2000 и 2012, в которых отразятся перечисленные финансы. У вычетов важно учесть каждый вид по отдельности.
Итоговая информация в справке (5 раздела) обязана соответствовать следующему порядку:
- общие суммы по доходам, включающие налоговые сборы в полном объеме (зарплата, больничный, компенсация и др.);
- налогообложение, определяемое в виде разницы у суммарного дохода и у вычета;
- исчисленные, удержанные от зарплаты сотрудника и перечисленные налоги в казну. Совокупность перечисленных показателей обязаны принять одинаковые значения.
О возврате средств по ипотечному продукту, можно прочитать в статье: Вернуть проценты по ипотеке - что нужно знать + какой размер можно вернуть
Перечень основных ошибок при формировании справки
При заполнении справок 2-НДФЛ с использованием ПО, риски в допущении неточностей исключаются. Однако, следует провести корректное начисление.
Регулярные неточности в процессе составления документа, могут быть следующими:
- неточная информация о персональных данных работника. Часто это может быть ИНН, дата рождения;
- ИНН компании. В период заполнения справок ручным способом главное не спутать ИНН работника и работодателя. Важно это учесть, когда в качестве налогового агента выступит ИП;
- кодовая информация по доходам и вычетам. В процессе формирования справки, необходимо убедиться в актуальности используемых кодов в период заполнения;
- доход, который не будет облагаться налогами — выплату по декрету в справку включать не нужно. При нахождении работницы в декрете, предъявлять справочные документы в отношении нее за эти периоды не требуется;
- итоговые суммы по всем доходам должны оказаться результирующими начислениями по месяцам их внесения;
- раздел N5 в соответствующей графе — исчисления, удержания и перечисления налогов в казну обязаны содержать одинаковые суммы;
- в процессе формирования 2-НДФЛ важно грамотно изучить коды учреждений (ОКТМО, КПП и др.).
При наличии недостоверной информации в графах справок, будут осуществлены некорректные расчеты. Если будут выявлены ошибочные данные, то следует осуществить сдачу документов до предполагаемого недочета в налоговую инспекцию. В иных обстоятельствах налоговые агенты получат штрафные санкции в размере 500 руб. по каждой неверной справке.
Период действия документа
Справочные документы 2-НДФЛ необходимы при предъявлении данных о заработках сотрудников. Часто заинтересованным лицом в представленном вопросе может выступить — кредитная организация, банк осуществляющий выдачу ссуд, социальное учреждение (соцзащита) либо любая иная компания. Официальные документы в виде справок по форме 2-НДФЛ будут действовать в соответствии с требованиями получателей. Например, если справку потребовали за этот период, то она будет действительной 1 месяц с момента получения. Как только срок действия завершится, доходы гражданина увеличатся в соответствии с нарастающими итогами на начальный период года, а прошлая информация теряет актуальность. Справка по форме 2-НДФЛ за прошлые месяцы не будет иметь сроков давности, поскольку корректировки с данными не смогут быть внесены.
Заключение
Таким образом, справки 2-НДФЛ являются важными и неотъемлемыми при снижении налоговых вычетов из заработной платы работника на ребенка. Они также играют немаловажную роль при оформлении кредита, поскольку финансовую организацию будет интересовать платежеспособность потенциального заемщика. При приеме на новую работу, сотрудник также предъявляет важный документ.
Получить справку достаточно просто, для этого необходимо обратиться с соответствующим письменным требованием к своему работодателю.
Важно! По всем вопросам, если не знаете, что делать и куда обращаться:
Звоните 8-800-777-32-16.
Бесплатная горячая юридическая линия.
