Электронная подпись что это такое? + получение электронной подписи - как использовать

Что такое электронная подпись?

С появлением и активным внедрением полноценных цифровых технологий, вопрос переделки всего сектора документооборота был лишь вопросом времени. В РФ еще с начала 90-х начали появляться:

1. Средства преобразования бумажных документов в электронные;
2. Базы данных;
3. Полноценные информационные системы.

Одна беда. Вся система выстроена на том, что большая часть документов утверждается печатями и подписями ответственных лиц. Рукописными разумеется, ведь до сих пор, бумажный документооборот никуда не исчез.

А что делать с рукописными подписями в рамках электронной системы было не совсем понятно. Вот для этих задач и создана цифровая электронная подпись. С технической точки зрения это реквизит для электронного документооборота. Он позволяет защитить определенный документ от того, что его подделают.

Реквизит получается в результате целого криптографического преобразования. Для преобразования кстати, необходимы закрытые электронные ключи. С их помощью удается провести полноценную идентификацию владельца. И путем постановки цифровой подписи удается подтвердить факт того, что документ не был:

1. Подделан;
2. Видоизменен.

Фактически и юридически, ЭЦП может выступать в роли полноценной замены ручной подписи. Хотя, приоритет ей наивысший давать точно не самая разумная идея. До тех пор, пока вся система не будет выстроена и отлажена от и до. Иначе, злоумышленники появятся и на этом поприще. А ловить их будет в разы сложнее, ведь речь о виртуальном пространстве.

Тут не получится провести графологическую экспертизу. В общих чертах, ЭЦП обеспечивает решение нескольких задач:

1. Сохранение конфиденциальности документа;
2. Верификация отправителя;
3. Подтверждение ценности электронного документа.

О работе с цифровой подписью мы поговорим чуть позже. А пока о преимуществах ее использования в реальном документообороте.

Классификация и преимущества

Все ЭЦП можно условно разделить на:

1. Простые;
2. Усиленные (простой вариант);
3. Усиленные (полная версия).

Но для начала о преимуществах использования подобного инструмента:

1. Работа с документами упрощается;
2. Время на подпись документов сокращается;
3. Гарантия достоверности документа;
4. Минимизация потерь по финансовой части.

Во-первых, вы можете выстроить на системах с ЭЦП полноценный корпоративный документооборот. В переходный период России на электронную систему документации была очень существенная проблема. Уже были информационные базы, уже были полноценные клиентские программы для работы с документами. Даже с форматом определиться удалось. Одна проблема, существующая юридическая база не позволяла использовать документацию полноценно. Потому что нужны подписи. Вот как раз с подписями возникло огромное количество проблем. Это сейчас ФСБ уже дошли до того, что их специалисты в состоянии готовить криптографические алгоритмы для криптовалют. А на этапе перехода не было даже предпосылок к развитию ЭЦП.

Плюс к тому, использование ЭЦП позволяет упростить процедуру хранения и подготовки документов. Пока, полноценной замены привычной бумажной документации еще нет. Потому что урегулировать этот процесс даже с юридической и законодательной точки зрения достаточно сложно. Но для работы с бумагой нужны:

1. Картотеки;
2. Архивы;
3. Огромное количество народу;
4. Шредеры;
5. Полиграфия и т.п.

Расходов на все это нужно немало. Электронный документооборот позволяет заменить практически все это одним ПК с жестким диском, флеш-носителем ЭЦП и программным обеспечением.

Документы проще доставлять, хранить и т.п. Опять-таки, в упрощенном представлении.

Если говорить о достоверности, то изначально все заявляют о том, что ЭЦП имеет в разы лучшую защиту, нежели то, что представлено на рынке. Это не совсем так. Да, электронный учет и приватные ключи конечно обеспечивают некий уровень защиты. Но взламывать и имитировать умеют все что угодно. Даже гос.структуры США с их развитием и бюджетами до сих пор прокалываются. Потому что все это появилось не так уж и давно, и до идеала тут еще очень далеко.

А вот по финансовой, и главное - по затратам времени преимущество очевидное. Огромный массив сортировки теперь не находится в руках десятка сотрудников, все это можно передоверить программе. Не говоря уже о том, что на несколько порядков сокращаются затраты на:

1. Бумагу;
2. Доп. оборудование;
3. Обслуживание оборудования и т.п.

Правда, для работы все-таки необходима квалификация сотрудников. И вместе с тем, как раз за этим будущее.

Теперь давайте разберем тезисно, чем отличается усиленная ЭЦП от простой например.

Общая классификация

Простая электронная подпись позволяет подтвердить факт формирования документа определенным человеком. Происходит это с помощью:

1. Паролей;
2. Кодов;
3. Шифрованных сумм файлов и т.п.

Надо понимать, что простая подпись имеет крайне низкие данные по защите. Это своеобразный знак авторства на документе, и не более того. Защитить документ от несанкционированного копирования или редактирования с помощью простой цифровой подписи не удастся. Она сделана не для этого.

Следующей по иерархии идет ЭЦП неквалифицированная усиленная. Тут все немного сложнее:

1. Используется криптографическое преобразование данных;
2. Определяется подписант;
3. Используется ключ подписи;
4. Создается при помощи средств ЭЦП.

Фактически, усиленная неквалифицированная ЭЦП даже позволяет провести полноценную идентификацию человека, который подписал документ.

Более того, фактические внесенные изменения в электронную версию документа можно отследить. Грубо говоря, если документ поменяли уже после того, как подпись была сделана, то это можно будет обнаружить и пресечь например. Или просто проконтролировать и взять на заметку.

И вместе с тем, для такой ЭЦП уровень защиты остается средним. А для использования электронной цифровой подписи потребуется сертификат ключа. Для проверки на подлинность.

Усиленный вариант и общие сферы применения

Надо заметить, что для ЭЦП этой категории характерны свойства неполноценной версии подписи. Но не во всем. Все-таки квалифицированная подпись является наиболее стандартизированным и даже унифицированным вариантом ЭЦП. Кстати, ключ проверки здесь защищается следующим способом:

1. Создается квалифицированный сертификат;
2. Ключ проверки "зашивается в этот сертификат";
3. Проверка происходит как раз с задействованием сертификата.

А для создания ЭЦП используется механизм, соответствующий всем требованиям действующего законодательства Российской федерации. Иными словами, создать подпись полной версии достаточно непросто. Дело тут в том, что это процедура требует подачи документов. Да и с точки зрения процедуры, все крайне непросто.

Технически, документ который будет визирован ЭЦП квалифицированной группы, является прямым аналогом бумажного варианта. Т.е. получив усиленную квалифицированную электронно-цифровую подпись вы создаете полноценный виртуальный вариант реального печатного документа с рукописной подписью. Он будет иметь точно такую же силу. Кстати, здесь нет прямой привязки к:

1. Регламенту;
2. Дополнительным соглашениям.

Вы можете использовать эту подпись без каких-либо дополнительных согласований. По той причине, что это прямой аналог реальной рукописной подписи. И с юридической точки зрения тоже.

Удобна эта ЭЦП тем, что она также позволяет определить конкретно сотрудника, завизировавшего документ. И сходства с неквалифицированной ЭЦП тут еще в том, что можно отслеживать все изменения в документе после его подписания. Таким образом, не произойдет каких-то разночтений отправителя с получателем. Если документ был видоизменен уже после подписания, об этом узнают все. Потому что это предусмотрено на техническом и функциональном уровне. А теперь о том, где можно применять ЭЦП разных категорий.

Рассмотрим в следующей последовательности:

1. Простая;
2. Неквалифицированная;
3. Квалифицированная.

Простая ЭЦП годится для использования юридическими лицами. Схема предельно простая:

1. Есть уполномоченное лицо;
2. Оно подписывает обращение с помощью простой ЭЦП.

Использовать можно для получения муниципальных и государственных услуг. Однако, здесь есть законодательная "яма". Дело в том, что использовать простую подпись можно только в случае, если это не запрещается на уровне:

1. Федерального законодательства;
2. Локальных нормативно-правовых актов.

Если же мера по использованию определенной электронно-цифровой подписью установлена законодательно, то этот вариант вам не подходит. Для отдельных направлений на простую ЭЦП может быть даже наложен официальный запрет. Это объясняется тем, что у нее крайне низкая степень защиты. И не все документы можно подписывать простой подписью.

Далее по списку идет неквалифицированная ЭЦП. Тут надо сделать одно важное уточнение. Нет случаев, определенных Налоговым кодексом, который позволяет:

1. Использовать документ с неквалифицированной ЭЦП в полной мере;
2. Уравнивать такой файл с полноценной рукописной подписью.

Иными словами, в законе есть большая неопределенность. По части того, как признают электронные документы с неквалифицированной ЭЦП, И не совсем ясны расхождения по части уравнивания обычного бумажного документа с электронным.

У министерства Финансов на это есть свой взгляд. Там считают, что документ подписанный неквалифицированной ЭЦП не может получить тот же статус, что и обычная бумага с рукописным вариантом. Иными словами: Минфин прямо заявляет о том, что для налогового учета использовать неквалифицированные ЭЦП пока не имеет смысла. По той причине, что традиционная бумажная отчетность и другие документы не будут приравниваться к файлам, подписанным неквалифицированной ЭЦП.

И фактически, складывается достаточно интересная ситуация. Стороны хозяйствования могут заключить и заверить юридическое соглашение об электронном документообороте. И выстроить на базе ЭЦП неквалифицированного типа все базы данных и информационный обмен тоже можно. Но проблемы возникнуть сразу же, как речь зайдет об обмене документами с контролирующим налоговым органом. Потому что, фактически, неквалифицированная электронная подпись не является тем же бумажным вариантом собственноручного визирования. А значит, и особого смысла для налоговиков в ней пока нет. Они рассматривают только бумажный вариант с традиционной подписью от руки. Вот такие вот завихрения даже на уровне законодательства.

Поэтому, целесообразнее получать последний вариант. Для отчетности квалифицированная ЭЦП установлена на уровне нормативно-правовой документации. В частности, порядок, предусматривающий использование квалифицированной ЭЦП работает для:

1. Формы РСВ-1 (ПФР);
2. Налоговой декларации (для инспекции);
3. Отчетности по бухгалтерии (за год, сдается в Росстат).

Счет-фактура в электронном виде должна быть подписана только квалифицированной ЭЦП. Право на подпись есть у:

1. Руководства;
2. Уполномоченных лиц.

Последние должны получить право в официальном порядке. Т.е. должен быть приказ или другой распорядительный документ, позволяющий подписывать своей ЭЦП (квалифицированной) счет-фактуру.

На крайней случай сработает и доверенность по линии организации или индивидуального предпринимателя. Кстати, налоговики охотно работают с квалифицированным типом ЭЦП, Так, принимаются заявления:

1. О снятии с учета;
2. О постановке на учет;
3. О зачете суммы налога;
4. О возврате суммы налога.

Все вышеперечисленные документы будут приняты только в случае, если они визируются полноценной усиленной электронно-цифровой подписью. Никаких других трактовок тут не допускается. Как работает электронная подпись для юридического лица мы немного разобрались. А теперь о технической стороне вопроса.

Базовая техническая терминология

О том, как работает ЭЦП всего мы рассказать не сможем. Но с общими понятиями вас ознакомим. Важны тут следующие понятия:

1. Флеш-носитель;
2. Токен;
3. Смарт-карта;
4. Преобразование.

Флеш-носитель это аналог привычной всем флеш-карты. Это и есть физическое отражение любой ЭЦП.

Токеном называется устройство, которое защищается паролем. Именно на токене есть все данные которые необходимы для процесса создания электронно цифровой подписи.

Преобразование (криптографическое) используется для обеспечения безопасности. Чтобы с флешки злоумышленники не могли увести все данные. Ведь получив доступ к незашифрованным ключам можно будет вытворять все что угодно. В условиях реального электронного документооборота с несколькими компаниями, без шифровки преступник сможет:

1. Разрывать контракты;
2. Подписывать какие-то бумаги;
3. Формировать приказы и т.п.

Иными словами, без шифровки вся эта затея с ЭЦП не имела бы смысла.

Для чего нужна электронная подпись физическому лицу

Фактически, для работы с:

1. Сайтом Гос. Услуг;
2. Различными заявками;
3. Медицинскими учреждениями и т.п.

С помощью простой ЭЦП вы всегда можете получить доступ к каким-то общим базам данных. Проблема в том, что согласно действующему законодательству, простую подпись не удастся использовать для работы с государственными инстанциями. И торги вам будут недоступны, согласно:

1. 222 ФЗ;
2. 44 ФЗ.

Однако, есть вариант с соглашением. После заключения соглашения вы сможете подписывать обычные документы.

При этом, все взаимодействие должно быть заверено на официальном уровне. Иначе, по закону, вся документация подписанная через простую электронно-цифровую подпись будет признана недействительной.

Создать такую ЭЦП можно при помощи стандартного ПО. Это:

1. Русскоязычное ПО;
2. CSP.

Также, изготовлением простых ЭЦП занимаются удостоверяющие центры. Получить ЭЦП бесплатно в этом случае не получится, придется внести все-таки какую-то сумму для оплаты услуг удостоверяющего центра. А вот через ПО "Карма" подпись выдается бесплатно.

Есть еще вариант создания через стандартный офисный пакет, но там не предусмотрено синхронизации с удостоверяющим центром. Что обесценивает всю затею. Но этот способ тоже бесплатный.

Получение усиленной ЭЦП

Неквалифицированная подпись получается для:

1. Индивидуальных предпринимателей;
2. Организаций.

В теории, для них тоже есть вариант самостоятельной генерации. Но мы рекомендуем работать с Удостоверяющими центрами.

Все-таки неквалифицированный вариант в меньшей степени годится для юридических лиц. Это только для внутреннего документооборота. И если вы всерьез намерены перевести весь свой документооборот на "виртуальные рельсы", то лучше воспользоваться полноценной усиленной версией.

Квалифицированная электронная подпись требует наличия:

1. Инсталлированного сертификата;
2. Установленных рабочих библиотек;
3. Накопителя;
4. Программного обеспечения.

Для получения квалифицированной электронно-цифровой подписи, придется собрать:

1. Документы уставного характера (на организацию);
2. Пакет бумаг для подтверждения личности владельца.

Все документы описывать тут не будем. Проще уточнить в конкретном удостоверяющем центре.

Единственным минусом квалифицированной электронной подписи является тот факт, что она требует ежегодной оплаты. Деньги расходуются не на саму ЭЦП, а на сертификат. Зато, вы можете использовать ее повсеместно:

1. Подавать какие-угодно документы;
2. Работать со всеми государственными порталами;
3. Регистрировать кассу в налоговом органе;
4. Участвовать в торгах и т.п.

Иными словами, с квалифицированной ЭЦП открыты все дороги.

Важно! По всем вопросам, если не знаете, что делать и куда обращаться:

Звоните 8-800-777-32-16.

Бесплатная горячая юридическая линия.